standard operational prosedur

STANDARD OPERATIONAL PROCEDUR

Internal Business Process
1.   Pelayanan Guest Laundry
      Maksud dan Tujuan

·         Permintaan dari tamu atau dari Room boy untuk melakukan pengambilan Laundry.

·         Perintah pelaksanaan Pick up Guest Laundry yang ditetapkan setiap hari dari pukul 08.00-10.00 WIB

Uraian Kerja 

·         Menerima permintaan / perintah pick up laundry

·         Menuju kamar yang memerlukan pelayanan guest laundry.

·         Memastikan no kamar dan jumlah dan jenis garmen serta kondisinya, sesuai dengan Laundry List.

·         Mencatat  no kamar dan waktunya ke dalam Daily Pick up Laundry Report

·         Memastikan jumlah sesuai dengan LaundryList, garmen kondisi baik dan tidak cacat., jika ada ketidaksesuaian harus segera diklarifikasikan ke tamu atau ke roomboy untuk persetujuan.

·         Memastikan Laundry List dan garmen dalam Laundry Bag telah terikat dengan baik sebelum dibawa ke area marking Laundry Department.

·         Membawanya  ke area marking Laundry Department un tuk dimarking.

·         Guest laundry sampai di  area marking Laundry Department.

·         Daily Pick up Laundry Report terisi sesuai dengan kenyataan.

·         Laundry list ditulis no kamar tamu dan jumlah item dengan spidol sesuai  dengan laundry list..

·         Laundry bag tidak dalam keadaan robek/rusak

Marking 

·         Guest laundry sampai di  area marking Laundry Department.

·         Mengeluarkan sambil menghitung kembali kesesuaian jumlah garmen/pakaian dengan Laundry List dari dalam Laundry Bag.

·         Membuat tanda cetak nomor kamar sesuai dengan jumlah pakaian / garmen, dengan menggunakan mesin cetakan nomor (mesin marker) – Mark Numbering

·         Menyematkan tanda cetak nomor kamar pada setiap potong pakaian dengan menggunakan Marking Tape

·         Setiap potong guest laundry kotor telah disemati tanda cetak nomor kamar.

·         Laundry List telah dicek kesesuaiannya dengan garmen/pakaian yang akan dicuci

·         Tanda cetak nomor kamar harus menggunakan bahan dan cetakan dari mesin marker.

·         Tanda cetak nomor kamar harus dipastikan disematkan dengan  kuat.

·         Setelah selesai marker diteruskan untuk proses Billing,

·         Identifikasi item  (warna, merk, size) dicatat di log book setiap kamar dalam satu baris

·         Form yang digunakan adalah Laundry List, Valet Pick Up Report, Log Book Spesifikasi Guest Laundry

Billing (Order Taker) 

·         Laundry List telah dicek kesesuaiannya dengan garmen/pakaian yang akan dicuci.

·         Menuliskan ongkos pencucian dan menjumlahkannya sesuai dengan item yang dicuci dan jenis pelayanan yang diinginkan.

·         Total ongkos pencucian  di laundry list  dituangkan  ke dalam “Valet Laundry” Voucher.

·         Mengisi Daily Sales Laundry Report berdasarkan “Valet Laundry”Voucher.

·         Menyerahkan laundry list, Daily Sales Laundry Report dan “Valet Laundry” kepada Laundry Manager untuk diperiksa.

·         Setelah diperiksa Laundry Manager, Laundry Attendant mengantar  Valet Laundry Voucher , Daily Sales Laundry Report ke FOC untuk di posting.

·         Meminta salinan Valet Laundry yang telah ditandatangani oleh FOC untuk file.

·         Menyimpan (file) salinan Valet Laundry dan salinan Daily Sales Laundry Report.

·         Melaporkan ke Laundry Manager, bahwa billing telah selesai dilakukan dengan menyerahkan File salinan Valet Laundry dan salinan Daily Sales Laundry Report.

·         Laundry Manager memeriksa kelengkapan file dan menyimpan di tempat yang aman dan mudah ditemukan

·         Proses billing selesai

·         Salinan Valet Laundry harus ditandatangani oleh FOC incharge – Stamp Posting

·         File salinan Valet Laundry dan salinan Daily Sales Laundry Report tersimpan di kantor Laundry.

Sorting / Washer 

·         Setiap potong guest laundry kotor telah disemati tanda cetak nomor kamar.

·         Memisahkan dan mengelompokkan guest laundry kotor telah disemati tanda cetak nomor kamar berdasarkan jenis bahan kain, warna, tingkat kekotorannya dan menurut waktu pengerjaan (express, hari ini, atau besok).

·         Meletakkan kelompok guest laundry ke tempat pencucian sesuai dengan teknik pencucian yang akan dilakukan.

·         Kelompok guest laundry siap untuk dicuci sesuai dengan teknik pencucian dan waktu penyerahan yang akan diterapkan.

Washing 

·         Kelompok guest laundry siap untuk dicuci

·         Melakukan kegiatan pencucian sesuai dengan teknik pencucian yang dibutuhkan.

·         Kegiatan pencucian selesai dan cucian dalam keadaan bersih

·         Sebelum dicuci diperiksa kembali.

·         Teknik pencucian sesuai dengan standar dari teknik pencucian yang diperlukan menggunakan alat dan bahan sesuai dengan standar.

·         Cucian tidak terjadi kerusakan dan tidak ada yang tertinggal di alat bantu dalam mesin

·         Hasil cucian disortir kembali sebelum dimasukkan ke pengering (tumbler).

Drying/Pengeringan 

·         Kegiatan pencucian selesai dan cucian dalam keadaan bersih

·         Mensortir ulang hasil cucian sebelum dikeringkan.

·         Melakukan kegiatan pengeringan dengan teknik pengeringan yang dibutuhkan.

·         Mendinginkan cucian apabila sudah kering.

·         Kegiatan pengeringan selesai dan cucian dalam keadaan bersih, harum dan kering

·         Teknik pengeringan sesuai dengan standar dari teknik pengeringan yang diperlukan dan menggunakan alat dan bahan sesuai dengan standar.

·         Cucian tidak terjadi kerusakan dan tidak ada yang tertinggal di mesin tumbler

Pressing 

·         Kegiatan pengeringan selesai dan cucian dalam keadaan bersih, harum dan kering

·         Melakukan kegiatan pressing dengan teknik pressing yang sesuai.

·         Kegiatan pressing selesai dan cucian dalam keadaan bersih, harum, kering dan rapi.

·         Teknik pressing sesuai dengan standar dari teknik pressing yang diperlukan dan menggunakan alat dan bahan sesuai dengan standar.

·         Cucian tidak terjadi kerusakan 

Folding, Inspection & Packaging 

·         Kegiatan pressing selesai dan cucian dalam keadaan bersih, harum, kering dan rapi

·         Mengumpulkan dan meletakkan semua pakaian yang sudah  dipressing dan dilipat , sesuai dengan no kamar atau inisial salinan laundry list .

·         Melakukan inspeksi terhadap hasil kegiatan dan sekaligus melakukan pengepakan (packaging) sesuai dengan tata cara yang ditetapkan.

·         Menyematkan salinan laundry list dan menulis no kamar dengan spidol pada plastik pembungkusnya.

·         Meletakkan kembali hasil kegiatan Folding & Packaging di pigeon hole ,atau digantung distanding trolly/standing hanger

·         Kegiatan Folding & Packaging selesai dan hasilnya telah terkumpul di pigeon hole sesuai dengan no kamarnya.

·       pada salinan laundry list dan paraf petugas. Jika terjadi ketidaksesuaian segera lapor Laundry Supervisor atau Laundry Manager untuk tindakan perbaikan lebih lanjut.üKegiatan inspeksi dibuktikan dengan membubuhkan thickmark (tanda)

·         Jenis jas, kemeja, gaun dan kaos ber-krah dibungkus dengan plastic suit / jas cover dan digantung dengan hanger.

·         Jenis celana panjang dibungkus dengan plastic trouser suit dan digantung dengan hanger.

·         Jenis kaos dan celana pendek dan garmen lain yang berbentuk kecil dan mudah dilipat, dibungkus dengan laudry bag

Valet Delivery 

·         Kegiatan Folding & Packaging selesai dan hasilnya telah terkumpul di pigeon hole sesuai dengan no kamarnya.

·         Menyiapkan (dipastikan bersih dan tidak macet) alat bantu kerja untuk mengantar laundry ke kamar tamu.

·         Meletakkan/menggantungkan dan mengatur letak laundry tamu pada alat bantu kerja, sehingga memudahkan pengantaran (efisien sesuai urutan no kamar/floor; dari no. kamar yang terkecil sampai terbesar) dan memudahkan pengambilan nantinya ketika sampai di kamar tamu yang dimaksud.

·         Mencatat/menyalin salinan Laundry List ke dalam Valet Delivery Report khususnya untuk : no kamar dan jumlah laundry yang akan diantar.

·         Mengantar laundry ke kamar-kamar tamu sesuai dengan Valet Delivery Report.

·         Memberikan tanda pada Valet Delivery Report sebagai bukti Valet Delivery telah dilakukan.

·         Laundry bersih diterima oleh tamu atau telah berada di kamar sesuai  dengan Laundry list

·         Laundry dalam jumlah sesuai dengan laundry list, dalam kondisi bersih, rapi, harum, dan dikemas sesuai dengan aturan pengemasan (IK folding & packaging).

·         Diterima tepat waktu sesuai dengan jenis pelayanan yang terdapat dalam Laundry List.

·         Terdapat bukti tanda terima/tanda bukti pengantaran

2.   Laundry Valet 
      Maksud dan Tujuan 

·         Memastikan penanganan valet (pengambilan dan pengantaran order) di departemen Laundry dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

Uraian Kerja

Pengambilan Pakaian Tamu 

·         Periksa apakah daftar cucian/list ada, telah diisi dengan benar, kalau belum diisi, isilah dengan benar.

·         Periksa jumlahnya apakah sesuai dengan yang diisi oleh tamu, kalau jumlah tidak sesuai tulislah jumlah yang benar dan pada daftar cucian dicounter-signed oleh Laundry Supervisor.

·         Periksa keadaan pakaian, apakah ada yang rusak / robek, luntur, susut/ciut, kancingnya hilang dan lain-lain. Mintalah persetujuan untuk diproses lebih lanjut dengan mengisi formulir yang disebut     “Letter of Confirmation.” Valet juga menandatangani atas nama Laundry Manager

·         Tulislah semua pesan tamu dengan mudah dan jelas.

·         Periksalah seluruh kantong  yang ada pada pakaian dan kembalikan apa saja yang terdapat di kantong langsung pada tamunya, jika tamu tidak ada serahkan pada Lost & Found di Housekeeping Dept. Dan beritahu Duty Manager, Housekeeping supaya membuat Lost & Found List dan ditanda tangani olehnya.

·         Bawalah semua cucian yang telah diperiksa tsb ke checker guest laundry untuk segera diproses.

·         Letter of confirmation diserahkan ke Laundry Office staff untuk disimpan.

·         Tulislah semua cucian yang diambil ke dalam valet pick-up report.

Pengembalian Pakaian tamu 

·         Isilah Valet Delivery Report Form dengan benar LD (laundry), DC (dry cleaning), PO (press only).

·         Sebelum dibawa ke kamar, periksalah bahwa pakaian yang digantung dalam keadaan lengkap dan rapih setrikanya.

·         Berikan pakaian langsung pada tamu dan mintalah untuk diperiksa kembali  dengan kata-kata yang sopan dan kemudian mintalah tanda tangan tamu sebagai tanda terima pada valet delivery report form.

3.  Laundry Checker 
     Maksud dan Tujuan 

·         Memastikan penanganan pengecekan dan penandaaan, pengelompokkan order serta kegiatan administrasi checker di departemen Laundry dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

Uraian Kerja

·         Bertugas untuk mengecek dan memberi tanda pada pakaian yang akan dicuci.

·         Terlebih dahulu kita harus mencocokkan jenis pakaian dengan yang tertera di list, lalu melihat kondisinya: sobek, luntur dan kancing kurang, lalu diberi tanda/marker dan juga memperhatikan pesan tamunya: minta dilipat/digantung dan dikanji harus diberi tanda khusus.

·         Apabila ada pakaian tamu yang rusak sebelum dicuci checker guest akan menyerahkan ke valet dan ditunjukkan dulu ke tamunya dan dilampirkan “Letter of Confirmation”.

·         Pakaian yang telah di marker dipisahkan sesuai dengan permintaan tamunya: LD (laundry), DC (dry cleaning), PO (press only) pada ember dan meja tersendiri yang terpisah.

·         Setelah pakaian selesai diproses dan dikembalikan lagi ke Checker Guest terus disediakan  dan dicocokkan lagi sesuai degan daftar semula.

·         Bila saat preparation (penyediaan)  ditemukan adanya pakaian yang salah penanganan akan dilaporkan ke Supervisor / Section Head untuk diproses ulang.

·         Bila semua pekerjaan telah selesai semua terus membuat laporan di buku Checker Guest Laundry Report.

Petunjuk Pelaksanaan Sortir Menurut Kamar 

·         Sortir list sesuai dengan nomor urut marker, dan gantungkan pada sorter rack.

·         Mensortir pakaian yang perlu digantung dengan mengambil data dari laundry list.

·         Tuliskan nomor kamar, nomor marker dan jenis pakaian yang akan digantung pada tiap tiap jenis pakaian yang akan digantung pada tiap-tiap kertas gantungan berikut jumlahnya.

·         Masukkan kedalam box (kotak) pakaian yang telah diproses sesuai dengan nomor marker yang tertera di list.

·         Cocokkan jumlah, jenis dan quality-nya antara pakaian yang sudah diproses dengan nomor yang ada di list dan apabila sudah sesuai dan cocok maka siap untuk dipacking.